Databeskyttelsespolitik

Indledning

Ellen Hørups Fond skal efterleve krav om at beskytte vores ansøgeres, samarbejdspartneres og bestyrelsesmedlemmers personlige oplysninger i henhold til databeskyttelsesloven og databeskyttelsesforordningen. Ellen Hørups Fond omfatter Ellen Hørups Fond og den mindre Ellen Hørups Fond for Børns Ferie.

Vi anser os selv for databehandlere ved gennemførelse af aktiviteter, der omfatter personoplysninger, når vi behandler dem i forbindelse med foreningens behandling af ansøgere om tildeling af legater.

Vi anser os selv for dataansvarlige, når vi behandler personoplysninger i forbindelse med vurdering af ansøgninger om legater og meddelelse om tildeling af legater, ligesom personlige data om personer, der tildeles legater, deles med vores revision, i forbindelse med opstilling af regnskab og revision.
Aktiviteter

Behandling af ansøgere om legater fra fonden

Vi modtager i forbindelse med ansøgninger oplysninger, som ansøger anser for vigtige for at understøtte en ansøgning om et legat.

For individuelle ansøgere vil disse oplysninger og eventuelle bilag, som ansøger vælger at medsende, typisk omhandle årsager til, at ansøger anser sig selv for at være en person, der er kommet i forsorgsmæssige vanskeligheder, og hvor hjælp ikke kan ydes fra offentlige midler. Samt til at sandsynliggøre, at ansøger er fx enlige forsørgere og/eller socialt udsatte familier med skrøbelige børn eller med andre særlige behov, jf. fondens hjemmesides beskrivelse af generelle kriterier for tildeling af legater.

Fonden stiller kun krav om oplysninger, der er nødvendige, for at vi kan udføre en konkret vurdering af, hvem der skal tildeles legater, samt for at vi kan opfylde forpligtelserne i forhold til lovgivning, fondsmyndigheder og skattemyndigheder.

Typiske oplysninger, der indsamles

Vi beder i forbindelse med ansøgninger om legater den enkelte ansøger om at fremsende almindelige personoplysninger, såsom navn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse. Samtidig henstiller vi til ansøger om at medsende oplysninger om Nemkonto til brug for udbetaling af legater.

Individuelle ansøgninger beder vi desuden om at oplyse om ansøgers børns alder, da det indgår i fondens vurdering, samt om en kopi af den seneste årsopgørelse fra skattevæsenet, for at give fonden mulighed for at vurdere om personen har et begrænset indkomstgrundlag, hvilket kan medvirke til at sandsynliggøre, at personen er i forsorgsmæssige vanskeligheder. Heri indgår oplysning om cpr-nummer.

Endelig stiller fonden krav om, at der medsendes anbefaling fra læge, præst, sagsbehandler eller lignende, som kan underbygge ansøgers oplysninger om at leve op til fondens kriterier for tildeling af legater.

Formål med indsamlingen af oplysningerne og grundlaget for indsamlingen
Personoplysningerne behandles for at kunne opfylde de krav som fondsmyndighederne stiller, og for at give grundlag til at træffe beslutning om tildeling af legater i overensstemmelse med Ellen Hørups Fonds formålsbeskrivelse.

Behandlingen er desuden nødvendig for muligheden for at forfølge vore legitime interesser, herunder
Kontakt til ansøgere om legater
Betaling af legater
Administration, revision og opbevaring af dokumentation til brug for eventuel myndighedskontrol.
Typiske oplysninger, der modtages
Vi beder således om almindelige personoplysninger, såsom navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse, økonomiske oplysninger, CPR-numre, samt Nemkontooplysninger.

Desuden vil individuelle ansøgere af egen drift fremsende oplysninger, der typisk indeholder oplysninger om ansøger og ansøgers familiemedlemmer, som har karakter af personfølsomme oplysninger, som led i en ansøgningsproces, hvor ansøger ønsker at sandsynliggøre, at hun/han lever op til fondens kriterier for tildeling af legater.
Hjemmeside

Vi indsamler ikke personoplysninger, herunder IP-adresser, fra vores hjemmeside og placerer kun teknisk nødvendige cookies. Oplysninger herom vil fremgå af vores hjemmeside.
Hvor kommer personoplysningerne fra?

Vi modtager og indhenter eventuelle nødvendige supplerende oplysninger hos ansøger om legater, hvor det er nødvendigt. Vi indhenter ikke information fra tredjeparter, dog beder vi ansøgere medsende seneste skattemæssige årsopgørelse for at kunne vurdere indkomstforhold, og vi beder om at ansøger medsender en anbefaling fra en læge, præst, sagsbehandler eller lignende jf. ovenfor.

Videregivelse af personoplysninger

Vi kan som følge af lovgivningen blive pålagt at videregive oplysninger, herunder personoplysninger, til offentlige myndigheder eller tredjeparter. Det kan ske i forbindelse med kontrol af, om vi overholder gældende lovgivning, herunder skattelovgivning. Vi afgiver ikke oplysninger, herunder personoplysninger, med mindre vi har pligt til det.
Vi deler personoplysninger med samarbejdspartnere, når det er nødvendigt af hensyn til administrative formål. Det gælder bl.a. opstilling af regnskab og revision.

Behandling af oplysninger

Vi sikrer beskyttelse af alle vores data, herunder personoplysninger og data i øvrigt i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningen.

Opbevaring og sletning af oplysninger

Personoplysningerne slettes, når der ikke længere er behov for dem. Vi er efter bogføringsloven forpligtet til at gemme betalingsoplysninger i 5 år plus indeværende år. Det vil sige, at vi gemmer registreringer om udbetalte beløb, bankkonto hvortil betaling er sendt, navn, cpr.nr. og modtagers adresse, samt datoen for betalingen.

Alle øvrige personlige oplysninger, herunder personfølsomme oplysninger såsom de modtagne ansøgninger med ansøgernes begrundelser for ansøgning, samt alle bilag, fx i form af lægeattester og lignende, anbefalinger fra læger, præster, socialrådgivere eller andre, slettes indenfor 14 måneder efter fondsbestyrelsens legatudbetalingsmøder. Sådanne oplysninger kan være såvel i digital form som på papir.

Registreredes rettigheder

Som registreret har du nogle rettigheder, som vi skal imødekomme. Når du ansøger på vores hjemmeside vil du fremover blive bedt om at give samtykke til at dine oplysninger anvendes i forbindelse med behandling af din ansøgning.

Kontakt os, hvis du ønsker at få oplyst, hvilke personoplysninger vi behandler om dig. Ligeledes har du ret til at få oplysninger, der er forkerte eller ufuldstændige, rettet.

Du kan kontakte os, hvis du ønsker at:
begrænse behandling af dine personoplysninger
få dine personoplysninger slettet
gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger

Personoplysninger, som vi behandler, og som er baseret på dit samtykke, kan du til enhver tid trække tilbage. For at tilbagekalde dit samtykke til vores behandling af dine personoplysninger, bedes du kontakte os – gerne via ansøgningsmodulet på hjemmesiden ellenhørupsfond.dk .

Klage

Du har ret til at klage til Datatilsynet over vores behandling af dine personoplysninger eller manglende overholdelse af dine rettigheder. Datatilsynet kan kontaktes via deres hjemmeside: www.datatilsynet.dk.

Kontaktoplysninger

Vores dataansvarlige medarbejder er:
Formand for Ellen Hørups Fond, Steffen Westergård Andersen

Ved spørgsmål som omhandler databeskyttelse kan henvendelser skrives til info@ellenhoerupsfond.dk

Opdatering af denne politik

Fra tid til anden vil det være nødvendigt at opdatere denne politik.

Den til enhver tid gældende politik kan downloades fra vores hjemmeside. Denne politik, der er vedtaget af Fondsbestyrelsen på sit møde, 13. maj 2019, har versionsnummer 1.0 og er gældende fra 1. juni 2019.